Kā norakstīt degvielas izdevumus, ja nesaglabā čekus?

9/05/2018

SIA, kas ir pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātāja, pieder vieglā automašīna (ne reprezentatīvā). SIA maksā par to uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokli (UVTN). Atbilstoši likumam maršruta lapās maršruts netiek detalizēti atšifrēts. Ar automašīnu pārvietojas uzņēmuma vadītājs, kurš degvielas čekus nesaglabā un nenodod grāmatvedībā. Rezultātā nav izdevumu par degvielas iegādi, bet pēc odometra rādījumiem redzams, ka automašīna tiek izmantota. Vai šādā situācijā iespējams norakstīt vidējo degvielas patēriņu, pamatojoties tikai uz odometra rādījumiem?

Likuma “Par grāmatvedību” 7.pants paredz, ka "grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību un kurā ietverti (..) dokumenta rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu."

Saskaņā ar Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma (UIN likums) spēkā esošās redakcijas 8.panta 5.daļas 5.punktu uzņēmuma ar saimniecisko darbību saistīti izdevumi iekļauj izdevumus par transportlīdzekļa (izņemot reprezentatīvo automobili) degvielu neatkarīgi no tā, vai attiecīgais transportlīdzeklis ir izmantots tikai saimnieciskajā darbībā, pamatojoties uz faktiski nobraukto kilometru skaitu mēnesī saskaņā ar transportlīdzeklim noteikto degvielas patēriņa normu uz 100 km, kas nepārsniedz izgatavotājrūpnīcas norādīto pilsētas cikla degvielas patēriņa normu vairāk kā par 20%, ja par transportlīdzekli tiek maksāts UVTN.

Starpību starp faktiski patērētās degvielas vērtību un degvielas vērtību, kas aprēķināta saskaņā ar augstāk minētajiem likuma noteiktajiem uzņēmumu ienākuma nodokļa (UIN) normu piemērošanas nosacījumiem, attiecina uz ar uzņēmuma saimniecisko darbību nesaistītiem izdevumiem, par kuriem palielina ar UIN apliekamo ienākumu.

Konkrētajā gadījumā uzņēmuma rīcībā nav attaisnojuma dokumentu, kas pamatotu degvielas iegādi, un uz kā pamata tos varētu iegrāmatot kā saimnieciskās darbības izdevumus. Likuma normu pašreizējais regulējums viennozīmīgi nenosaka, kā būtu jārīkojas līdzīgos gadījumos un kāda veida grāmatvedības ierakstu izdarīšana būtu pieļaujama. Taču, pamatojoties uz augstāk minēto attaisnojuma dokumentu iezīmēm, tikai uzņēmuma darbinieka veikts analītisks izdevumu aprēķins nevar tikt izmantots, lai pamatotu radušos izdevumus.

Šajā gadījumā, kad uzņēmums nesaņem degvielas izdevumu čekus, nav paskaidrots, kā par iegādāto degvielu tiek maksāts.

Gadījumā, ja degvielas iegāde tiek veikta, izmantojot norēķinu karti, kas piesaistīta uzņēmuma bankas kontam, konta apgrozījuma pārskatā parādītos konkrētie izdevumi, kas varētu tikt izmantoti grāmatvedības ierakstu veikšanai. Šādu pārskatu/maksājuma uzdevumu būtu iespējams klasificēt kā ārēju attaisnojuma dokumentu, kurā būtu identificējami darījuma partnera rekvizīti, tomēr tam ir 1 būtisks trūkums – bankas konta pārskatā neparādās darījuma apraksts. Proti, nebūtu iespējams nepārprotami identificēt, ka par visu iztērēto summu vadītājs ir iegādājies tieši degvielu, nevis kādas preces  privātajām vajadzībām. Minētajā gadījumā šādus uzņēmuma izdevumus Valsts ieņēmumu dienests var uzskatīt par ar uzņēmuma darbību nesaistītiem izdevumiem, tiem likumā paredzētajā kārtībā piemērojot UIN. Nespējot pamatot, ka izdevumi nav veikti darbinieka privātām vajadzībām, darbinieks izdevumu summas apmērā kļūst par uzņēmuma parādnieku ar pienākumu atlīdzināt radušās izmaksas. Neatmaksātie izdevumi daļēji vai pilnā apmērā var tikt uzskatīti par darbinieka gūto labumu, tiem piemērojot algas nodokļus – valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas (VSAOI) un iedzīvotāju ienākuma nodokli (IIN).

Neatkarīgi no tā, vai degvielas iegāde tiek veikta no darbinieka privātajiem līdzekļiem vai ar uzņēmuma bankas norēķinu karti, ja degvielas iegādes procesā tiek izmantota degvielas uzpildes stacijas izdota degvielas uzpildes karte, kas izsniegta uzņēmumam, atskaite par tās izmantošanu būtu uzskatāma par ārēju darījumu attaisnojošu dokumentu. Degvielas uzpildes kartes atskaitē būtu identificējami visi darījuma rekvizīti, kā arī darījuma priekšmets. Šādā gadījumā radušos izdevumus ir iespējams norakstīt kā saimnieciskās darbības izdevumus, starpību starp faktiski patērēto degvielu un uzņēmumā noteikto degvielas patēriņa normu norakstot kā ar saimniecisko darbību nesaistītus izdevumus.

Savukārt, ja degvielu iegādājas uzņēmuma vadītājs par saviem privātajiem līdzekļiem, lai viņam kā avansa norēķinu personai uzņēmums tos atlīdzinātu, ir nepieciešami ārēji attaisnojuma dokumenti – čeki. Ir iespējama situācija, ka uzņēmums atlīdzina darbiniekam radušos izdevumus, kurus nevar pamatot ar darījumu pamatojošo dokumentu, un šos izdevumus pilnā apmērā iegrāmato  kā ar saimniecisko darbību nesaistītus izdevumus, attiecīgi visai darījuma summai piemērojot UIN. Tomēr, darbiniekam atlīdzinātā summa var tikt uzskatīta par darbinieka gūto labumu, tai piemērojot algas nodokļus – VSAOI un IIN.

---

Oriģināli publicēts portālā "iFinanses": šeit.